אם אתם עורכי תוכן, במשרד ממשלתי או בחברה פרטית – גם אתם צריכים מדי פעם להוכיח לאדם זה או אחר, לגוף מסוים בתוך או מחוץ לארגון, או סתם ללקוח – שאתם יודעים את העבודה ומסוגלים לכתוב תכנים ולערוך אותם בהתאם לכללי הקריאה והכתיבה באינטרנט.
ה"הוכחה" הזו מתבצעת באמצעות ביצוע "פיילוט תוכן". פיילוט תוכן הוא בעצם עבודה כתיבה או עריכה קטנה שניתנת לכם על ידי הלקוח ואיננה משולמת, ומטרתה – הוכחת יכולות ותיאום ציפיות ביניכם לבין הלקוח שלכם.
יש כמה כללים פשוטים שיסייעו לכם "לעבור את הפיילוט בשלום" וגם לקבל את העבודה.
מי הלקוחה ומה חשוב לה?
הלקוחה יכולה להיות הבוסית שלכם, היא יכולה להיות מנהלת מאגף אחר שלא מכירה טוב את העבודה שלכם, היא יכולה אפילו להיות עמיתה לעבודה או מישהי זוטרה מכם שזקוקה לעזרה שלכם או שקיבלה הוראה לעבוד איתכם. הלקוחה יכולה כמובן להיות גם "לקוחה אמיתית", כלומר – מישהי שרוצה לעבוד אתכם עבור תשלום. כך או כך – כולן לקוחות.
אז... מה זה חשוב מי הלקוחה? זה חשוב כיון שללקוחות שונים רצונות שונים ודגשים שונים במה חשוב להם, למנהלת השיווק כתיבה שיווקית יכולה להיות קריטית, למנכ"לית הדגשת ערכי החברה כולה וקידומה, למנהלת התפעול, יכולת מרשימה של כתיבת מדריכים טכניים יכולה לעשות את העבודה. בקיצור – קהל היעד של הפיילוט חשוב מאוד מבחינתכם.
כדי לברר את הסוגיה הזו וסוגיות רבות נוספות הבאות לידי ביטוי בשאלון הבא, הדבר החשוב ביותר שיש לעשות כשמקבלים פיילוט תוכן הוא – לערוך שיחת טלפון או פגישה מקיפה עם הלקוחה.
שאלון ללקוחה
• מה מטרת הפיילוט מבחינתך? מה את רוצה להשיג בביצוע הפיילוט? ברוב הפעמים תקבלו תשובות בנאליות כגון "לראות שאת יודעת לכתוב", אבל מדי פעם תצוץ פה תשובה חשובה ומפתיעה. כך ששווה לשמוע את כל התשובות הבנאליות שבדרך. בנוסף, השאלה הזו עשויה לגרום למזמינת הפיילוט לחשוב בפעם הראשונה בחייה – מה היא בעצם רוצה... וזה לא מעט.
• אילו יכולות חשוב לך שנפגין? אילו יכולות חשובות לך אצל עורכת התוכן שלך? (לדוגמה: זריזות, דייקנות, כתיבה נכונה לאינטרנט, יכולת עריכת לשון, יכולת כתיבה שיווקית, סדר וארגון המידע, יכולת הוספת מידע נוסף לתוכן הקיים, יכולת תחקור, יכולת מידענות וכו') קחו בחשבון שתצטרכו לתת ללקוחה כמה וכמה דוגמאות כדי שזו תוכל לענות לכם ביעילות על השאלות ולתת לכם תשובות שיסייעו לכם בביצוע הפיילוט.
• באיזה דגש תרצי את התוכן? כתיבה שימושית, כתיבה שיווקית, כתיבה רשמית, כתיבה עיתונאית, כתיבה טכנית.
• האם יש ערכי מותג, שפה שיווקית נוכחית בה אתם משתמשים בכתיבת הטקסטים שלכם? אם כן, האם את רוצה שנדבוק בשפה שלכם או שנביא רעיונות לשפה חדשה? (כך או כך, בקשו לקבל את מסמך השפה נוכחי, במידה וישנו)
• מהו הפיילוט עצמו שנתת לי?
- מי קהל היעד של התוכן שנתת לי כפיילוט? לקוחות בישראל, לקוחות בעולם, עובדי החברה בארץ, עובדי החברה בעולם, משקיעים או שותפים.
- איזה סוג תוכן נתת לנו כפיילוט? האם זה דף אודות? עמוד הבית? מאמר? טקסט מיידעי?
- האם עמוד הנוכחי קיים באתר? למה אתם לא מרוצים ממנו?
- האם יש חומרי רקע, מאמרים, דפי אינטרנט, אתרים שאני צריכה לקרוא כדי להיות מסוגלת לבצע את הפיילוט בהצלחה?
- מי אשת הקשר שלי לשאלת שאלות בנושא עולם התוכן במהלך ביצוע הפיילוט? כלומר, את מי אוכל לראיין כשיהיו לי שאלות או כשארצה להוסיף תוספות תוכן לפיילוט?
• מי עומד לבחון את תוצאות הפיילוט בסופו של דבר? (כאן תוכלו להנחות את הלקוחה לתת את הפיילוט לבחינתו של מישהו שמבין משהו בתוכן...)
שימו גבול
סוגיה חשובה נוספת בענייני ביצוע פיילוט תוכן, היא סימון קו הגבול ללקוח. לקוחות מאוד אוהבים לתת לכם פיילוט תוכן ולבחון אתכם. זה בסדר גמור ואתם עצמכם רוצים לבצע פיילוט תוכן, כי זה יביא לכם עבודה – אבל! לא בכל מחיר. להלן קווי גבול שחשוב לשמור עליהם:
1. אורך הפיילוט: 1-3 עמודי תוכן. (בפורמט A4). אל תתחילו לערוך עמודים על עמודים כפיילוט, אין טעם. הוכחת יכולות אפשר לבצע גם בעמוד אחד. מניסיון.
2. זמן השקעה בפיילוט: עד חצי יום.יום עבודה.
3. כמות פיילוטים ללקוח: לטעמי? אחד בלבד. אלא אם מדובר בלקוח מאוד מאוד חשוב, אם פישלתם בביצוע הפיילוט הראשון, או אם מדובר על עבודה שונה מאוד מהפיילוט הראשון שביצעתם עבור הלקוח.
4. עבור איזו עבודה עושים פיילוט תוכן? עבודה גדולה עד בינונית. בעיניי, אין טעם לעשות פיילוט תוכן עבור עבודה קטנה – אל תשכחו שבביצוע הפיילוט אתם עובדים בחינם...
5. הבהירו ללקוחה כי היא לא תוכל להשתמש בפיילוט במידה ולא תשכור אתכם לעבודה.
ועוד קצת
אני דוגלת בלתת את הכול ועוד קצת – העוד קצת יהיה רשימה של הערות / שאלות / התייחסויות לטקסט / דברים שלא הצלחתם לבצע כיון שלא הייתה תקשורת עם הצד השני, אך הייתם מבצעים אם הייתה תקשורת, המלצות כאלה ואחרות – ובעצם, כל דבר שאתם רוצים להגיד שהוא מעבר לעריכת התוכן בפיילוט.
ומה אם נכשלים...?
וזה קורה. במידת האפשר, התקשרו ללקוחה ושאלו אותה "על מה נפלתם", כדי ללמוד ולהפיק לקחים. חשוב לדעת אם נפלתם על מחיר או אל עריכה, או על סגנון השפה, או על טיב השפה וכיוצא בזה. זה ילמד אתכם הרבה לעתיד. במידת הצורך והאפשר, ורק כשזה הגיוני – ניתן לבקש לבצע פיילוט נוסף כדי לשפר עמדות. חשוב לא לעשות את זה תמיד, אלא רק במקומות בהם יש בצד השני לקוחה טובה ומשתפת פעולה.
ומה אם גילתם שהלקוחה איומה...?
פיילוט הוא אקט דו צדדי. הלקוחה בוחנת אתכם, אבל! אל תשכחו, גם אתם בוחנים אותה. אם גיליתם במהלך העבודה על הפיילוט שהלקוחה בלתי נסבלת, הפכפכה בדעתה, משנה את הפיילוט, לא עקבית, מעצבנת, אלימה ובעצם, שאי אפשר לעבוד איתה בלי הרבה הרבה צרות... תוכלו לעשות ארבעה דברים:
1. להעלות מאוד את המחיר – קחו בחשבון שעבודה עם לקוחה הפכפכה משמעה, עוד ועוד עבודה, דראפטים על דראפטים והרבה כוחות נפש.
2. להגביל את כמות התיקונים שהלקוחה יכולה לבצע על הטקסט שערכתם, ללא תוספת בתשלום. נגיד – שני סבבים של תיקונים, זה לגמרי סביר.
3. לתת את העבודה לעובדת סבלנית ובעלת כוחות נפש ולהתריע מפני לקוחה קשה.
4. לא לקבל את העבודה. כן. זה אפשרי. זה הגיוני. והרבה פעמים עם לקוחות קשות, זה הדבר הנכון ביותר לעשות. בנימוס, אבל לדחות את העבודה.
* חלק מהפוסט נכתב בלשון נקבה מטעמי נוחות, אך הוא מתאים ומתייחס לבני שני המינים